BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada
saat ini sekolah atau madrasah sudah banyak yang mempunyai komputer. Komputer
terdiri dari tiga komponen utama, yaitu: perangkat keras (hardware),
perangkat lunak (software), dan perangkat otak (brainware).
Ketiga komponen utama ini harus saling berhubungan dan membentuk suatu sistem
yang kompak dalam mencapai tujuan.[1]
Komputer merupakan alat elektronik yang dapat menerima data masukan,
menggunakan suatu program yang tersimpan di dalam memorinya untuk mengolah
data, sehingga dapat diperoleh informasi, memberikan informasi, menyimpan
program dan hasil pengolahannya, serta dapat bekerja secara otomatis.[2]
Dengan demikian, komputer dapat digunakan sebagai modal dasar pengembangan
sistem informasi.
Basis
data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu
dengan lainnya yang tersimpan dalam perangkat keras dan digunakan oleh perangkat
lunak untuk dimanipulasi, sehingga diperoleh informasi. Database merupakan
salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar
penyedia informasi bagi pemakai. Penerapan database dalam sistem
informasi disebut database system atau sistem data basis.[3]
Jadi, database system merupakan suatu sistem informasi yang
mengintegrasikan sekumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya
dan membuatnya tersedia untuk beberapa penerapan yang bermacam-macam di dalam
suatu organisasi, misalnya sekolah.
Sistem
informasi yang ada di sekolah biasa disebut Sistem Informasi Sekolah (SIS).
Menurut Abu Hamid dalam tulisannya, SIS memerlukan data, misalnya data tentang
guru, siswa, karyawan, sarana pendidikan, dan keuangan sekolah. Database SIS
dapat diperoleh dari struktur, fungsi, dan tugas komponen-komponen sekolah.
Komponen-komponen sekolah antara lain: kepala sekolah, wakil kepala sekolah,
guru, pustakawan, laboran, teknisi laboratorium, teknisi media, karyawan,
siswa, alumni, komite sekolah, orang tua siswa, dan masyarakat luas yang
berhubungan dengan sekolah. Oleh sebab itu, perlu diidentifikasi database yang
dapat digunakan untuk mengembangkan SIS serta perlu diidentifikasi siapa saja
yang boleh memasukkan database ke dalam komputer sekolah dan siapa saja
yang boleh mengakses informasi yang ada dalam SIS.[4]
Begitu kompleksnya komponen di dalam lembaga pendidikan seperti sekolah ini,
meniscayakan adanya sistem komputer yang terintegrasi untuk menyimpan seluruh
data sekolah agar kemudian dimanfatkan secara cepat, tepat dan optimal untuk
menunjang kegiatan sekolah.
Akan
tetapi, yang memperihatinkan di Indonesia penggunaan IT yang tersistem dalam
DBMS (Data Base Management System) masih kurang maksimal diterapkan dan
dimanfaatkan. Sebagaimana hasil penelitian yang dilakukan Slamet, diungkapkan
bahwa penggunaan fasilitas TI hanya digunakan sebagai alat bantu operasional, belum
dijadikan alat strategik bagi mendorong kinerja dan reputasi serta meningkatkan
keunggulan kompetitif institusi. Ditambah lagi pembangunan web masih bersifat
statis dan hanya digunakan untuk menyampaikan informasi institusi, belum
dijadikan alat transaksi berbasis web atau alat komunikasi dua arah.[5]
Oleh karena itu, penting kiranya bagi pimpinan lembaga pendidikan, khususnya
kepala sekolah haruslah memahami konsep IT dan database secara umum agar dapat
menerapkan dan memanfaatkan kegunaannya dalam efektifitas, efisiensi dan
optimalisasi kinerja semua komponen di sekolah.
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah
dalam makalah ini adalah:
1. Bagaimanakah konsep database?
2. Apa sajakah tipe-tipe file database?
3. Bagaimanakah model-model database?
4. Apa sajakah syarat-syarat database?
5. Bagaimanakah penerapan sistem manajemen
database dalam konteks pendidikan?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui bagaimana konsep
database
2. Untuk mengetahui apa saja tipe-tipe file
database
3. Untuk mengetahui bagaimana model-model
database
4. Untuk mengetahui apa saja syarat-syarat
database
5. Untuk mengetahui bagaimana penerapan
sistem manajemen database dalam konteks pendidikan
BAB
II
PEMBAHASAN
A. Konsep Database
1. Pengertian Database
Dalam
memahami apa itu database, perlu kiranya kita lakukan analisis linguistik
tentang asal kata dan makna kata dari database itu. Kemudian setelah itu penjelasan
makna secara istilah dari para pakar dan kesimpulan umum yang dapat diambil
dari beberapa pengertian itu. Kata “database” merupakan kata serapan dari bahasa
Inggris yang sudah lazim digunakan di Indonesia. Kata tersebut berasal dari gabungan
dua kata yaitu “data” dan “base”. Kata “data” merupakan bentuk plural dari kata
singular “datum” yang artinya adalah data, fakta, atau bahan-bahan keterangan.[6]
Sedangkan kata “base” sebagai kata benda bermakna kaki, dasar, pangkalan, alas,
atau sebagai kata sifat berarti pokok, pusat, atau dasar.[7]
Dalam bahasa Indonesia, terjemahannya adalah “basis data”. Jadi, secara etimologi
atau bahasa dapat ditarik pengertian, database atau basis data adalah dasar
atau pusat bahan-bahan keterangan.
Pengertian
database atau basis data secara terminologi atau istilah, banyak sekali yang
diungkapkan oleh para pakar. Dalam makalah ini hanya akan dijelaskan tiga
pengertian yang dipaparkan oleh para ahli, untuk kemudian ditarik pengertian
umum darinya, agar mudah diperoleh pemahaman yang menyeluruh dan tidak
membingungkan. Pengertian database menurut James Martin yang dikutip oleh Tata
Sutabri dalam bukunya;
“Database adalah suatu kumpulan data
terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama-sama pada
suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan
data (controlled redundancy) dengan cara tertentu sehingga mudah
digunakan atau ditampilkan kembali; dapat digunakan oleh satu atau lebih
program aplikasi secara optimal; data disimpan tanpa mengalami ketergantungan
pada program yang akan menggunakannya; data disimpan sedemikian rupa sehingga
penambahan, pengembilan, dan modifikasi dapat dilakukan dengan mudah dan
terkontrol.[8]
Pengertian database
menurut Zulkifli Amsyah dalam bukunya “Sistem Informasi Manajemen”, bahwa;
“Database adalah kumpulan semua data yang
disimpan dalam suatu file atau beberapa file. Secara operasional, dapat
dikatakan bahwa database adalah daftar yang terdiri dari beberapa kolom
yang masing-masing kolom berisikan satu jenis (item) data”.[9]
Sedangkan Rohmat taufiq,
dalam bukunya menjelaskan;
“Basis data (database) adalah kumpulan dari
berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data
tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat
lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur
dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database
merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena
merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.”[10]
Dari beberapa
pengertian di atas, dapat disimpulkan, bahwa secara istilah (terminologi) database
atau basis data adalah kumpulan dari berbagai macam data berupa informasi
yang satu sama lain saling berhubungan dan disimpan dalam suatu sistem komputer,
di mana ia menyediakan informasi yang bermanfaat bagi para pengguna dalam suatu
organisasi.
Sekolah
sebagai sebuah lembaga pendidikan tentunya memiliki berbagai komponen yang
tersistem dalam sebuah organisasi sekolah. Antara lain; kepala sekolah, wakil
kepala sekolah, bagian tata usaha, bagian kurikulum, bagian sarana prasarana
(sarpras), bagian kesiswaan, bagian humas, bagian keamanan, bagian kebersihan,
data guru dan siswa dan sebagainya. Banyaknya komponen itu tergantung dari seberapa
besar ruang lingkup sekolah, semakin besar area sekolah, jumlah guru dan siswa,
jumlah jurusan yang dibuka, kegiatan ekstrakurikuler yang diadakan dan
sebagainya, akan semakin menambah kompleksnya komponen di suatu sekolah.
Ditemukannya komputer dan terlebih lagi internet semakin mempermudah sekolah
dalam menyimpan data-data dan informasi penting tentang sekolah. Dimana itu
akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan, operasionalisasi kegiatan
sekolah dan kemudahan akses pihak luar sekolah. Semuanya itu dapat dibuat
dengan sistem manajemen database yang canggih dan dapat disesuaikan dengan
kebutuhan. Namun, yang harus menjadi catatan kepala sekolah adalah efektifitas dan efisiensi dana untuk pengadaan sistem
informasi manajeman di lembaganya, karena biayanya cukup mahal. Artinya, besar
biaya yang dikeluarkan harus seimbang dengan hasil yang didapatkan pada kinerja
organisasi sekolah dan meningkatnya hubungan dan kerjasama dengan masyarakat.
2. Pengertian Sistem Manajemen Database
Menurut
Yakub dalam bukunya, Database Management System (DBMS) merupakan
kumpulan program aplikasi yang digunakan unuk membuat dan mengelola basis data.
DBMS berisi suatu koleksi data dan satu set program untuk mengakses data. DBMS
merupakan perangkat lunak (software) yang menentukan bagaimana data
tersebut dikoordinasi, disimpan, diubah, dan diambil kembali. Perangkat lunak
ini juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian data bersama, dan
konsistensi data.[11]
Jadi, ibarat sistem tubuh manusia, DBMS adalah otaknya, sedangkan database
adalah anggota tubuh manusia, seperti tangan dan kaki. Tangan dan kaki manusia
melakukan aktifitasnya sesuai dengan perintah dari otak melalui syaraf-syaraf
penghubung.
Bentuk
database, macam-macam aplikasi di dalamnya disesuaikan dengan kebutuhan, dimana
tiap organisasi bisa berbeda-beda. Seorang kepala sekolah tidak dituntut untuk
dapat menguasai IT secara teknis, akan tetapi dia harus bisa mengerti sejauh
mana kebutuhan sekolah dan model database yang diinginkan. Kemudian dalam
pengoperasian IT di sekolah haruslah dibentuk tim tersendiri yang kompeten
dalam bidang ini. Dalam industri database, ada beberapa macam perangkat lunak yang
termasuk dalam DBMS, antara lain:
Tabel
Daftar DBMS[12]
Nama
DBMS
|
Nama
Perusahaan
|
Acces
|
Mocrosoft
Corporation
|
DB2
|
IBM
|
Informix
|
IBM
|
Ingres
|
Computer
Associate
|
MySQL
|
The
MySQL AB Company
|
Oracle
|
Oracle
Corporation
|
PostgreSQL
|
www.postgrsql.com
|
Sybase
|
Sybase
Inc.
|
Penyusunan
basis data meliputi proses memasukkan data ke dalam media penyimpan data dan
diatur dengan manggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database
Management System/DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan
pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan
pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report
data.[13]
Jadi, database adalah kumpulan data, sedangkan alat untuk mengontrol data itu
agar dapat dipergunakan dengan baik adalah DBMS.
Wahyudi
dan Subando menjelaskan, suatu organisasi harus mempertimbangkan untuk
menciptakan suatu sistem manajemen database apabila sudah terdapat
alasan-alasan yang kuat ke arah itu. Antara lain:[14]
1. Kebutuhan-kebutuhan aplikasi pengolahan
data senantiasa berubah secara cepat. Organisasi diharuskan memperbaiki
komitmen layanan terhadap kelompok sasaran tertentu.
2. Kebanyakan satuan-satuan organisasi yang
ada mempergunakan data yang pada dasarnya sama untuk menunjang pengambilan keputusan. Dalam hal ini yang
diperlukan adalah suatu sistem data yang integratif.
3. Ada kebutuhan untuk mengurangi banyaknya
waktu yang tersita untuk pemrograman dan menurunkan biaya pengembangan program.
4. Konsistensi data merupakan persoalan
yang harus mendapat perhatian utama.
Suatu sistem database yang baik akan dapat menjamin konsistensi dan
integritas data bagi pengambilan keputusan.
Mengingat
persaingan antar lembaga pendidikan yang sangat ketat khususnya di zaman modern
ini, maka hal ini menuntut sekolah untuk memberikan pelayanan yang maksimal,
baik kepada internal organsiasi dalam bekerja maupun masyarakat di luar
sekolah. Dengan sistem database di era IT ini, akan mempermudah sekolah dalam
mencapai visi dan misinya, tentunya harus diimbangi dengan adanya kesadaran melek
teknologi pada semua komponen sekolah.
B. Tipe-Tipe File Database
Berbedanya
sistem organisasi di masing-masing instansi mengharuskan adanya sistem
manajemen yang berbeda. Begitu pula dengan data yang ada di dalamnya. Untuk
organsiasi profit seperti perusahaan, mungkin didominasi dengan data
bahan-bahan mentah, tipe produksi ataupun rincian pembukuan keuangan. Sedangkan
untuk organisasi publik seperti sekolah lebih banyak pada data siswa, nilai
mata pelajaran, dan sebagainya. Dari tipe-tipe data tersebut di kelompokkan dalam
berbagai macam tipe. Menurut Edi Sutanta, basis data sendiri terbentuk dari
kumpulan file yang dikategorikan dalam beberapa tipe, yaitu:
1. File Induk (master file)
File
infuk merupakan file yang tetap ada selama SIM digunakan. Terdapat dua tipe
file induk, yaitu:
a. File induk acuan (reference master
file), merupakan file induk yang recordnya relatif statis /relatif jarang
berubah nilainya. Seperti file daftar gaji pokok, daftar mata kuliah dan
lain-lain.
b. File induk dinamik (dynamic master
file), merupakan file induk yang nilai-nilai dari recordnya sering berubah
atau sering dimutakhirkan (update). Seperti file induk persediaan, file
induk langganan dan lain-lain.
2. File Transaksi (transaction file)
Sering
disebut juga file input, yaitu digunakan untuk merekam data hasil suatu
transaksi.
3. File Laporan (report file)
Sering
disebut dengan nama file output, yaitu berisi informasi yang akan ditampilkan
dan dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan.
4. File Sejarah (history file)
Disebut
juga file arsip (archieval file), yaitu file yang berisi data masa lalu
yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.
5. File Pelindung (backup file)
Merupakan
salinan dari file-file yang masih aktif dalam basis data pada suatu saat
tertentu yang berfungsi sebagai cadangan atau pelindung jika basis data aktif
rusak atau hilang.
6. File Kerja (working file)
Disebut
juga file sementara (temporary file) atau scratch file, file ini
dibuat karena memori komputer tidak mencukupi atau untuk menghemat pemakaian
memori selama proses dan akan dihapus bila proses telah selesai.[15]
C. Model-Model Database
Database
adalah himpunan dari berbagai data yang saling berhubungan. Dalam suatu
database ada berbagai macam model data. Model-model database menyatakan
hubungan antar data yang tersimpan di dalamnya. Tata Sutabri menjelaskan, model
data merupakan suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai (user)
dapat melihat data secara logis. Pemakai tidak perlu memperhatikan bagaimana
data disimpan dalam media penyimpan secara fisik.[16]
Dari beberapa literatur Sistem Informasi Manajemen (SIM), model database ada
bermacam-macam bentuknya, akan tetapi secara garis besar model-model database
dibagi dalam tiga bentuk, seperti yang dipaparkan Zulkifli Amsyah, adalah; 1)
hierarki, 2) jaringan, dan 3) relasional.[17]
1)
Database
Hierarki
Database model ini
sering disebut juga tree structure. Ini menjelaskan kepada user tentang
hubungan logis antardata dalam database dalam bentuk hubungan bertingkat (hierarchy).
Elemen penyusunnya disebut node yang pada kenyataannya dapat berupa
rinci data, agregat data, atau record. Level yang paling tinggi
dalam suatu hirarki harus hanya terdapat satu node yang disebut root. Suatu
node yang lebih rendah hanya diizinkan mempunyai satu relasi dengan node pada
tingkat yang lebih tinggi yang disebut parent. Sedangkan kebalikannya,
parent dapat mempunyai level lebih rendah dan dihubungkan dengan parent. Suatu
node yang tidak mempunyai child disebut leaves.[18]
Adapun gambarnya dapat dilihat seperti berikut:
Gambar
Database Hirarki[19]
Pada gambar diatas,
simpul A disebut akar dan juga bertindak sebagai orang tua dengan anak
simpul A, B dan C. Simpul E, F, I dan J disebut daun, dimana E dan
F merupakan anak dari simpul B serta simpul I dan J merupakan anak dari simpul
H. Menurut Wahyudi dan Subando, dalam sruktur hirarkis, data disimpan sistem
yang diibaratkan sebagai pohon-pohon terbalik, dengan satu akar tunggang dan di
bawahnya ada dahan dan cabang-cabangnya. Satu simpul data hanya mempunyai satu
induk data, sebaliknya satu induk data dapat mempunyai beberapa simpul data.[20]
Misalnya, dalam administrasi pendidikan sebagai induk data adalah siswa
dengan anak data adalah mata pelajaran, nomor induk, kelas, nilai ujian dan
sebagainya; atau guru sebagai induk data dengan anak datanya lulusan
Perguruan Tinggi, bidang studi, jabatan, pangkat/golongan, alamat dan
sebagainya.
2)
Database
Jaringan
Database jaringan dapat
mempersiapkan struktur jaringan, yaitu aplikasi di mana seorang anak (child)
dapat mempunyai lebih dari satu orang tua (parents). Jenis ini biasanya
kita dapatkan pada komputer skala luas. Hubungan dalam database jaringan ini
harus juga diidentifikasikan dimana pemakai harus mengetahui bagaimana sistem
akan digunakan sebelum hubungan-hubungan tersebut dapat diidentifikasi.[21]
Menurut Wahyudi dan Subando, model struktur data jaringan memiliki ciri bahwa
data jaringan memiliki ciri bahwa data memiliki beberapa atribut, dan satu
“anak” dapat memiliki lebih dari satu “induk” data. Maka hubungan antar data
mungkin tidak hanya memiliki satu kaitan, tetapi mungkin beberapa kaitan (multiplex).[22]
Adapun gambarnya adalah sebagai berikut:
Gambar
Database Jaringan[23]
 |
Dari
gambar di atas, simpul mata kuliah SIM dan simpul mata kuliah database adalah
induk data (parent), sedangkan simpul nama mahasiswa adalah anak data
(child). Anak data pada simpul nama mahasiswa Dono, Dian dan Rika memiliki dua
induk, yaitu mereka mengambil dua mata kuliah,pada induk mata kuliah SIM dan
mata kuliah database. Sehingga, hubungan anak data memiliki hubungan yang
kompleks yaitu memiliki lebih dari satu induk data.
3) Database Relasional
Menurut
Kenneth dan Jane, database relasional merepresentasikan data seperti tabel dua
dimensi (yang disebut relasi). Tabel dapat dirujuk sebagai file. Setiap tabel
berisi data tentang sebuah entitas dan atributnya. Tabel basis data relasional
dapat digabungkan dengan mudah untuk mengirim data yang dibutuhkan pengguna,
asalkan dua tabel berbagi elemen yang sama.[24]
Suatu struktur database relasional (relational data base structure) berbeda
dari struktur senarai terinversi (inverted list), pada pohon dan
jaringannya, yaitu pada tidak adanya jalur pengaksesan data terusan dalam sifat
penunjuknya, karena struktur relasional tidak menggunakan penunjuk. Dua
karakteristik penting dari struktur relasional adalah:
a. File berbentuk tabel (dalam hal ini
mirip file sekuensial)
b. Hubungan antar record dilakukan atas
dasar nilai-nilai pada suatu field dari record dan tidak
didasarkan pada alamat (penunjuk) dalam record. Jadi tidak ada jalur
pemanggilan data terusan yang telah ditetapkan sebelumnya.[25]
Gambar
Database Relasional[26]
Kode_MK
|
Nama_MK
|
SKS
|
K-0101
|
Statistika
|
2
|
K-1101
|
Alogaritma
|
4
|
K-0202
|
Manajemen
|
2
|
K-2202
|
Aljabar
|
3
|
Banyaknya kolom dalam
tabel disebut sebagai derajat (degree). File mata kuliah ini berderajat
tiga, sedangkan baris merupakan kumpulan kolom (atribut). Satu baris
data dalam satu tabel disebut record, dan banyaknya baris dalam satu
tabel disebut cardinality. File mata kuliah ini bercardinality empat.
Model database ini dapat dipahami, diingat dan divisualisasikan secara relatif
lebih mudah dari pada model data lainnya.[27]
D. Syarat-Syarat Database
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling
berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan diperangkat keras
komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi
yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk
efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management
System).
Hal
ini dipandang penting dalam rangka mensinkronkan dinamika kebutuhan pengguna
informasi dan dinamika perkembangan sistem informasi manajemen sebagai
penghasil informasi bagi keperluan berbagai pelayanan dan pengambilan keputusan
Berdasarkan entitas dan propertiesnya, database merujuk pada seperangkat sistem
dan aktivitas yang digunakan untuk menata, memproses, dan menggunakan informasi
sebagai sumber dalam organisasi. Dalam konteks bisnis, data selalu disimpan di
dalam sistem. Impian yang berkembang memiliki informasi yang relevan setiap
waktu, di mana saja dan atas permintaan.
Begitu juga definisi Persyaratan
dalam bisnis adalah Pernyataan abstrak[28]
level tinggi dari layanan atau batasan sistem ke dalam spesifikasi fungsional
matematis. Tidak terelakkan bahwa persyaratan mempunyai dua fungsi:
·
merupakan
dasar untuk penawaran kontrak
·
sehingga
harus terbuka untuk interpretasi
·
merupakan
dasar untuk kontrak itu sendiri
·
sehingga
harus didefinisikan secara detail
·
kedua
pernyataan diatas disebut persyaratan
Salah satu komponen dasar yang harus ada dalam
pengolahan database adalah table. Table merupakan tempat untuk menyimpan data.
Apabila database itu diasumsikan sebagai lemari arsip yang didalamnya terdapat
map-map arsip, maka map-map arsip tersebut dapat diasumsikan sebagai tablenya.
Berikut adalah operasi dasar yang sering digunakan dalam pengolahan database.
a.
Create
database digunakan untuk membuat database, diasumsikan sebagai pembuatan lemari
arsip baru.
b.
Delete
database digunakan untuk menghapus database, diasumsikan sebagai penghancuran
lemari arsip.
c.
Create
table digunakan untuk membuat tabel baru dalam database, diasumsikan sebagai
penambahan map arsip ke dalam lemari arsip.
d.
Drop
table digunakan untuk menghapus table dalam database, diasumsikan sebagai
pengrusakan salah satu map arsip yang ada di dalam lemari arsip.
e.
Insert
table digunakan untuk menyisipkan tabel ke dalam database, diasumsikan sebagai
penambahan lembar arsip ke dalam map arsip.
Basis data adalah kumpulan data (elementer) yang secara logic berkaitan
dalam merepresentasikan fenomena atau fakta secara terstruktur dalam domain tertentu
untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu[29]. Fungsi
sistem manajemen basis data saat ini yang paling penting adalah menyediakan
basis untuk sistem informasi manajemen. Tujuan sistem manajemen basis data
antara lain:
1. Menghindari redudansi dan
inkonsistensi data
2. Menghindari kesulitan
pengaksesan data
3. Menghindari isolasi data
4. Menghindari terjadinya
anomali pengaksesan kongruen
5. Menghindari
masalah-masalah keamanan
6. Menghindari
masalah-masalah integritas
Adapun menurut Begg,
database dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari data yang berhubungan dan
merupakan deskripsi dari data-data tersebut yang didesain untuk menemukan
informasi yang dibutuhkan suatu perusahaan.[30] Dari
ketiga definisi di atas dapat disimpulkan bahwa basis data atau database
merupakan sekumpulan data yang terintegrasi dan saling berhubungan yang
tersimpan secara terstruktur rapih dalam suatu media penyimpanan elektronik
yang di mana data tersebut dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat, mudah dan
dapat diperoses untuk memenuhi kebutuhan.
Untuk lebih jelas maka di susun dalam
bentuk hierarki data
:
:  |
||||||
 |
||||||
 |
||||||
 |
 |
|||||
 |
||||||
 |
||||||
 |
 |
|||||
 |
 |
|||||
Gambar
Hierarki Data
Sistem komputer mengorganisasikan data
ke dalam hierarki yang dimulai dari bit, yang mewakili 0 dan 1. Bit-bit dapat
dikelompokkan untuk membentuk byte yang mewakili satu karakter, angka, atau
simbol. Byte-byte dapat dikelompokkan membentuk field, dan field yang
berhubungan dapat diorganisasikan menjadi data.[31]
E. Penerapan Manajemen Sistem Database
dalam Konteks Pendidikan
Database merupakan salah satu komponen
yang penting di dalam sistem informasi pendidikan, karena berfungsi sebagai
basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem
informasi disebut dengan database sistem. Sistem basis data ini adalah suatu
sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa
aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi dalam bidang pendidikan.
Dalam dunia pendidikan peran basis data
merupakan bagian yang sangat penting. Beberapa contoh penggunaannya dalam
bidang pendidikan yaitu, dalam aspek perpustakaan, aspek administrasi atau
dalam lingkungan akademis pada umumnya. Dalam mengelola perpustakaan perlu
adanya sistem database, agar mempermudah mencari suatu dokumen, buku, referensi
dan lain sebagainya, maka dengan mencari berdasarkan nama pengarang atau
berdasarkan judul buku maka secara otomatis kita akan menemukan lokasi buku
yang kita cari. Dalam pengelolaan administrasi, perlu adanya sistem database
guna untuk mempermudah memasukkan data. Misalnya, dalam pembayaran SPP dan lain
sebagainya.
a. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen
Database di Sekolah
Segala
jenis kegiatan berorientasi pada nilai guna atau manfaat-manfaat berikut ini :
1. Nilai guna atau Manfaat untuk
pengembangan konsep Sistem Informasi.
Memahami
konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah
sistem informasi yang efektif, menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan
informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem yang baru.
Adapun manfaat
dari pengembangan konsep sistem informasi adalah :
a) Kecocokan
b) Keluwesan
c) Kejelasan
d) Ketetapan waktu
e) Ketelitian
f) Luas dan lengkap
g) Mudah diperoleh
h) Dapat dibuktikan kebenarannya
i)
Dapat
diukur kualitas dan kebenarannya
2. Nilai guna atau Manfaat untuk
pengembangan kinerja persekolahan dalam menata Sistem Informasi. Manfaat Sistem
Informasi Manajemen bagi sekolah, antara lain :
a) Mempermudah proses penjadwalan
b) Memperkenalkan dunia IT secara dini
kepada siswa
c) Pengelolaan Kepegawaian akan semakin
mudah dan cepat
d) Informasi alumni, siswa lulus, siswa DO,
siswa meninggal dunia akan tercatat data Historynya
e) Bagian administrasi, Kepala Sekolah akan
semakin mudah menyusun rencana jangka pendek, jangka panjang, untuk
meningkatkan mutu sekolah
f) Mempermudah proses akumulasi nilai;
nilai harian, nilai tengah semester, nilai akhir semester
g) Pembuatan transkip nilai baik berupa
raport maupun print out biasa
h) Wali kelas dapat mengontrol hasil
akademik siswanya secara mudah dan cepat
i)
Laporan
Keuangan akan otomatis terbentuk, dan disesuaikan dengan kebutuhan Pembukuan
Sekolah
j)
Proses
penerimaan siswa baru akan semakin cepat dan akurat
k) Rangking berdasarkan nilai, otomatis
akan terbentuk
l)
Laporan
statistik berdasarkan nilai, jenis kelamin, umur, pekerjaan orang tua, alamat
asal akan terbentuk otomatis
m) Mempermudah proses penyusunan laporan
yang diminta oleh pihak Dinas Pendidikan.
3. Strategi Penerapan Pengembangan Sistem
Informasi di Sekolah
a) Adanya pegawai yang bertugas untuk
mengelola informasi atau sebagai pengelola website sekolah yang isinya dapat
menginformasikan seluruh kegiatan ataupun tentang sekolah itu sendiri.
b) Mempromosikan bahwa sekolah yang sudah
bertaraf teknologi akan lebih menguntungkan siswanya dibandingkan sekolah yang
masih belum menjadi school net.
c) Menyediakan layanan kepada pengguna
informasi agar apa saja informasi yang dibutuhkan bisa didapatkan dengan mudah.
d) Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM)
sesuai kebutuhan sekolah untuk dapat ditempatkan di bidang yang sesuai dengan
minat dan bakatnya, dalam hal ini lebih tepatnya ditempatkan pada pengelola
informasi.
e) Membangun hubungan yang harmonis antara
pihak sekolah dengan pihak luar untuk dapat menyebarluaskan informasi secara
lebih efektif dan efisien.
f) Menyediakan layanan yang tepat dan
berkualitas agar publik dapat memberikan nilai yang lebih baik.
g) Mengembangkan teknologi yang selalu
dapat melayani kebutuhan siswa.
h) Menginformasikan hasil sistem informasi
yang telah terbukti manfaat dan hasilnya.
i)
Mendata
kembali apa saja yang sekiranya masih harus dilakukan perbaikan.
b. Aspek Penerapan DBMS di dalam Sekolah
Dalam dunia pendidikan peran basis data
(database) merupakan bagian yang sangat
penting. Contoh penggunaannya dalam bidang pendidikan yaitu:[32]
1.
Dalam
Aspek Perpustakaan
Dalam
mengelola perpustakaan perlu adanya sistem database, agar mempermudah mencari
suatu dokumen, buku, referensi dan lain sebagainya, maka dengan mencari
berdasarkan nama peneliti, misalnya buku karangan Tatang Sutarman maka secara
otomatis kita akan menemukan lokasi buku yang kita cari.
2. Dalam Aspek Administrasi
Dalam pengelolaan
administrasi perlua adanya sistem database guna untuk mempermudah memasukan
data. Misalnya, dalam pembayaran spp, buku induk siswa, data nilai rapor siswa
san sebagainya.
c. Gambaran Penerapan Database dalam Dunia Pendidikan
Misalnya dalam dunia
pendidikan atau lingkungan akademis pada umumnya, sering anda menjumpai
pertanyaan-pertanyaan seperti berikut :
·
Berapa
jumlah mahasiswa yang mengambil matakuliah Database Management?
·
Berapa
mahasiswa yang aktif pada semester ini ?
·
Berapa
jumlah mahasiswa yang berjenis kelamin laki-laki dan yang berjenis kelamin
perempuan ?
·
Berapa
jumlah mahasiswa yang telah bekerja dan tidak ?
·
Tolong
cetakkan Kartu Hasil Studi mahasiswa dengan nama Dian !
·
Dan
banyak pertanyaan-pertanyaan yang lain.
Jawaban
dari pertanyaan-pertanyaan diatas dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, bila
dalam pengelolaan sistem informasi akademik telah menggunakan sistem database.
Tapi akan sangat membosankan dan memakan waktu yang lama jika masih dikelola
secara manual. Ini merupakan contoh kecil yang dihadapi dalam dunia akademis,
tentu hal ini juga akan dihadapi dalam bidang kerja yang lain dengan format dan
model yang lain pula. Kecepatan mulai dianggap sangat penting, maka suatu
bentuk pengelolaan database pendidikan tersendiri perlu disusun disetiap
organisasi.
Dengan tersedianya database tersebut
seseorang dapat dengan mudah mencari topik-topik mengenai pendidikan dan
lainnya tergantung kepada kelengkapan database tersebut. Tersusunnya basis data
ini menjadi prasyarat bagi pengembangan sistem informasi manajemen. Basis data
yang telah disusun dengan sistematika tertentu akan berguna jika seseorang
ingin mencari informasi/keterangan yang terkandung dalam data tertentu. Dalam
upaya untuk meningkatkan sumber daya manusia dan bermanfaat dalam pelaksanaan
kegiatan belajar mengjar. Guru dan pengurus sekolah tidak lagi disibukkan oleh
pekerjaan operasional, yang sesungguhnya dapat digantikan oleh komputer.
Dengan demikian dapat memberikan
keuntungan dalam efisiesi waktu dan tenaga. Contohnya dalam sistem penjadwalan
yang harus dilakukan setiap awal semester. Biasanya kita membutuhkan waktu lama
untuk menyusun penjadwalan. Baik penjadwalan mata pelajaran sekolah, pemesanan
hari libur masing-masing guru dalam satu minggu masa mengajar. Fungsi dari
Teknologi Sistem Informasi adalah untuk menjamin kualitas pendidikan di
Indonsia. Pemanfaatan Teknologi Sistem Informasi dalam proses Pendidikan, yaitu
dengan sasaran yang secara cermat dipilih, bahan untuk mengajar yang
berkualitas, serta metodologi pengajaran yang tepat, mampu mendukung proses
pemerataan dan mengurangi kesenjangan antar daerah.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Database
dapat dibuat melalui manipulasi DBMS (Data Base Management System) sesuai
kebutuhan. Apabila pada sekolah atau madrasah, dapat disesuaikan dengan semua
komponen yang ada di dalamnya, semisal meliputi kepala sekolah, wakil kepala sekolah,
guru, pustakawan, laboran, teknisi laboratorium, teknisi media, karyawan,
siswa, alumni, komite sekolah, orang tua siswa, dan masyarakat luas yang
berhubungan dengan sekolah.
Pengadaan
Sistem Manajemen Database di sekolah memang membutuhkan biaya yang tidak
sedikit. Oleh karena demikian, maka pembuatan database sekolah harus
disesuaikan dengan bajet anggaran dan harus digunakan dengan optimal.
Pengadaan sistem database sekolah yang tidak disertai dengan budaya IT (Information
Technology) oleh seluruh pihak di dalam sekolah akan menjadikan dana yang
keluar terbuang sia-sia. Selain itu, sistem keamanan database sekolah harus
benar-benar diperhatikan, karena semakin maraknya kejahatan yang dilakukan para
hacker dengan berbagai motif. Apabila sistem keamanan database dapat
ditembus, maka semua data penting dapat rusak dan bahkan hilang.
Mengingat
perkembangan teknologi, komunikasi dunia yang serba global, pasar bebas ASEAN
dan sebagainya, menuntut penggunaan sistem manajemen database segara diterapkan
di sekolah. Semakin dini dimulai, akan semakin baik untuk perkembangan sekolah,
karena perubahan budaya IT menuju Smart School membutuhkan waktu yang
tidak sedikit.
B. Saran
Seyogyanya
kepala sekolah segsera memikirkan anggaran dana SIM (Sistem Informasi Manajemen)
di lingkungan sekolah untuk segera dilakukan pengadaan sistem itu. Kemudian
mengangkat tim IT khusus yang terdiri dari ahli IT yang tugasnya mengurusi
kebutuhan manajemen database sekolah.
Kepala
sekolah harus membudayakan kepada seluruh komponen sekolah untuk melaksanakan
aktifitas pekerjaannya dengan berbasis IT atau komputer. Apabila sudah menjadi
budaya, maka langkah untuk menuju sebuah Smart School akan semakin cepat
terwujud.
Seluruh
komponen sekolah harus sama-sama berusaha menguasai penggunaan komputer dan
internet. Tidak harus menunggu adanya pelatihan atau work shop dari sekolah,
akan tetapi secara aktif menggali informasi dan pengalaman secara mandiri. Hal
ini akan semakin memudahkan sekolah, apabila hendak menerapkan manajemen sistem
informasi di suatu sekolah.
DAFTAR
RUJUKAN
Ahmad
Abu hamid, Database Yang Diperlukan Untuk Mengembangkan Sistem Informasi
Sekolah, dalam makalah Seminar Nasional MIPA 2007 dengan tema “Peningkatan
Keprofesionalan Peneliti, Pendidik & Praktisi MIPA” yang
diselenggarakan oleh Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam UNY,
Yogyakarta pada tanggal 25 Agustus 2007.
Begg, Carolyn, Thomas Connolly. Database
System; A practical Approach to Design, Implementation, and Management, (
England: Addison Wesley, 2002).
Blismer
R.H., Computer Annual an Introduction to Information System 1985 – 1986, (New
York: John Wiley & Sons, 1985).
Edhy Sutanta, Sistem Informasi
Manajemen, Cet. 1, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2003).
George M. Scott, Prinsip-Prinsip Sistem
Informasi Manajemen, terj. Achmad Nasir Budiman, Cet. 7, (Jakarta: RajaGrafindo
Persada, 2002).
Hariyanto, Bambang, Dasar Informatika
dan Ilmu Komputer, (Yogyakarta: Graha Ilmu. 2008).
Hendri, Model Database, Makalah
tidak dipublikasikan, dalam http://hendri83.wordpress.com/2012/09/17/model-database/,
diakses pada tanggal 8 Oktober 2014,
pukul 24.15 WIB.
http://bowoblog.wordpress.com/2009/05/26/definisi-basis-data-database/,
diakses pada diakses pada tanggal 9
Oktober 2014, pukul 10.00 WIB.
Jogiyanto
Hartono, Pengenalan Komputer. Edisi Ketiga, Cetakan Kedua (Yogyakarta:
Andi, 2000).
John M. Echols dan Hassan Shadily, Kamus
Indonesia Inggris; an English-Indonesian Dictionary, Cet. XXIII, (Jakarta:
Gramedia Pustaka Utama, 1996).
Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon, Management
Information System Managing The Firm, (Jakarta: Ed.X.SalembaEmpat, 2007).
Rohmat Taufiq, Sistem
Informasi Manajemen; Konsep Dasar dan Metode Pengembangan, Cet.1, (Yogyakarta:
Graha Ilmu, 2013).
Slamet, Strategi Pengembangan
Teknologi Informasi & Komunikasidi Perguruan Tinggi Agama Islam Menuju
Kawasan Kampus Digital, makalah disampaikan dalam acara Konferensi Nasional
Sistem Informasi (KNSI) tahun 2009 di Universitas Islam Indonesia (UII)
Jogjakarta, pada 17 Januari 2009. Di muat dalam Prosiding KNSI 2009,
”Information System : Bridging Gap between Theories and Practices”. Universitas
Islam Indonesia (UII) Yogyakarta, ISBN: 978-979-1153-66.
Tata Subari, Sistem Informasi
Manajemen, (Yogyakarta: ANDI, 2005).
Wahyudi Kumorotomo, Subando Agus
Margono, Sistem Informasi Manajemen; Dalam Organisasi-Organisasi Publik, Cet.
5, (Yogyakarta: UGM Press, 2004).
Yakub, Pengantar Sistem Informasi, Cet.
1, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012).
Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem
Informasi, Cet. 4, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).
[1]
Jogiyanto Hartono, Pengenalan Komputer. Edisi Ketiga, Cetakan Kedua
(Yogyakarta: Andi, 2000), hal. 4.
[2]
Blismer R.H., Computer Annual an Introduction to Information System 1985 –
1986, (New York: John Wiley & Sons, 1985), hal. 6.
[3]
Jogiyanto Hartono, Pengenalan Komputer……….., hal. 711.
[4] Ahmad Abu hamid, Database Yang Diperlukan
Untuk Mengembangkan Sistem Informasi Sekolah, dalam makalah Seminar
Nasional MIPA 2007 dengan tema “Peningkatan Keprofesionalan Peneliti,
Pendidik & Praktisi MIPA” yang diselenggarakan oleh Fakultas Matematika
dan Ilmu Pengetahuan Alam UNY, Yogyakarta pada tanggal 25 Agustus 2007.
[5] Slamet,
Strategi Pengembangan Teknologi Informasi & Komunikasidi Perguruan
Tinggi Agama Islam Menuju Kawasan Kampus Digital, makalah disampaikan dalam
acara Konferensi Nasional Sistem Informasi (KNSI) tahun 2009 di Universitas
Islam Indonesia (UII) Jogjakarta, pada 17 Januari 2009. Di muat dalam Prosiding
KNSI 2009, ”Information System : Bridging Gap between Theories and Practices”.
Universitas Islam Indonesia (UII) Yogyakarta, ISBN : 978-979-1153-66.
[6] John M. Echols dan
Hassan Shadily, Kamus Indonesia Inggris; an English-Indonesian Dictionary, Cet.
XXIII, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1996), hal. 164. Arti yang dipaparkan
dalam makalah dipilihkan yang sesuai dengan konteks database, sedangkan arti
lain yang tidak sesuai konteks database tidak dicantumkan.
[7] John M. Echols dan
Hassan Shadily, Kamus Indonesia Inggris…….hal. 55.
[8] Tata Subari, Sistem
Informasi Manajemen, (Yogyakarta: ANDI, 2005), hal. 161.
[9] Zulkifli Amsyah, Manajemen
Sistem Informasi, Cet. 4, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hal.
354.
[10] Rohmat Taufiq, Sistem
Informasi Manajemen; Konsep Dasar dan Metode Pengembangan, Cet.1,
(Yogyakarta: Graha Ilmu, 2013), hal. 97.
[11] Yakub, Pengantar
Sistem Informasi, Cet. 1, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012), hal. 55.
[12] Yakub, Pengantar
Sistem Informasi………….....hal. 55.
[13] Taufiq, Sistem
Informasi Manajemen…………..…hal. 97.
[14] Wahyudi Kumorotomo,
Subando Agus Margono, Sistem Informasi Manajemen; Dalam
Organisasi-Organisasi Publik, Cet. 5, (Yogyakarta: UGM Press, 2004), hal. 172-173.
[15] Edhy Sutanta, Sistem
Informasi Manajemen, Cet. 1, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2003), hal. 169-170.
[16] Tata Subari, Sistem
Informasi Manajemen……….…………...……...hal. 163.
[17] Lihat dalam Zulkifli
Amsyah, Manajemen Sistem Informasi……hal. 375-378.
[18] Tata Subari, Sistem
Informasi Manajemen……………………....hal. 166-167.
[19] Hendri, Model
Database,Makalah tidak dipublikasikan, dalam http://hendri83.wordpress.com/2012/09/17/model-database/,
diakses pada tanggal 8 Oktober 2014,
pukul 24.15 WIB
[20] Wahyudi Kumorotomo,
Subando Agus Margono, Sistem Informasi Manajemen.......hal. 177-178.
[21] Zulkifli Amsyah, Manajemen
Sistem Informasi……hal. 376.
[22] Wahyudi Kumorotomo
dan Subando Agus Margono, Sistem Informasi Manajemen….hal. 179.
[23] Hendri, Model
Database, Makalah tidak dipublikasikan, dalam http://hendri83.wordpress.com/2012/09/17/model-database/
diakses pada tanggal 8 Oktober 2014,
pukul 24.15 WIB.
[24] Kenneth C. Laudon dan
Jane P. Laudon, Sistem Informasi Manajemen; Mengelola Perusahaan Digital, Buku
1 Edisi ke 10, (Jakarta: Salemba Empat, 2007), hal. 267-268.
[25] George M. Scott, Prinsip-Prinsip
Sistem Informasi Manajemen, terj. Achmad Nasir Budiman, Cet. 7, (Jakarta:
RajaGrafindo Persada, 2002), hal. 334.
[26] Tata Sutabri, Sistem
Informasi Manajemen……………….…hal. 166.
[28] Abstaksi persyaratan
yang dimaksud adalah “Jika sebuah perusahaan
akan mengadakan kontrak
untuk proyek pengembangan software
besar, harus didefinisikan persyaratan yang cukup
dimana solusi belum
terdefinisi. Persyaratan harus ditulis sehingga
beberapa kontraktor dapat
menawarkan kontrak,
penawaran, kemungkinan, secara
berbeda dengan persyaratan organisasi client. Bila
kontrak sudah diserahkan,
kontraktor harus menulis
definisi sistem untuk client
secara lebih
detail sehingga client mengerti
dan dapat mem-validasi software yang
akan dikerjakan. Kedua dokumen
ini disebut dokumen
persyaratan untuk sistem”
[29] Hariyanto, Bambang, Dasar
Informatika dan Ilmu Komputer, (Yogyakarta: Graha Ilmu. 2008), hal. 195.
[30] Begg, Carolyn, Thomas
Connolly. Database System; A practical Approach to Design, Implementation,
and Management, ( England: Addison Wesley, 2002), hal. 16.
[31] Kenneth C. Laudon dan
Jane P. Laudon, Management Information System Managing The Firm, (Jakarta:
Ed.X.SalembaEmpat, 2007), hal. 263.
[32] http://bowoblog.wordpress.com/2009/05/26/definisi-basis-data-database/,
diakses pada diakses pada tanggal 9
Oktober 2014, pukul 10.00 WIB.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar